Meeting e Congressi

Da più di 30 anni organizziamo Meeting e Congressi Nazionali e Internazionali. Dai 10 ai 3000 partecipanti ci occupiamo di tutti gli aspetti che caratterizzano l’organizzazione di un Meeting: dall’analisi degli obiettivi alla gestione del follow up. Operiamo in stretta collaborazione con il Promotore in ogni fase del progetto coniugando le sue esigenze con quelle degli sponsor e dei partecipanti.

I nostri servizi professionali per l’organizzazione di Meeting e Congressi

Progettazione

Elaborazione studio di fattibilità
Collaborazione per l’impostazione generale dell’evento
Analisi degli obiettivi di comunicazione
Analisi delle possibili sedi dell’evento
Consulenza legale e fiscale
Impostazione giuridico - amministrativa della tipologia dell’evento
Stesura e gestione del budget di previsione
Elaborazione del piano strategico e del piano operativo
Tempistica, programmazione delle fasi esecutive

Marketing e Promozione

Pianificazione, sviluppo e realizzazione delle strategia di marketing e promozione
Attivazione pagina web gratuita sul sito www.mvcongressi.it, apertura di un indirizzo di posta elettronica dedicato all’evento
Reperimento ed elaborazione mailing list per campagne direct mailing e newsletter
Studio ed elaborazione della linea grafica e dell’immagine coordinata dell’evento
Presentazione e promozione dell'evento ai potenziali partecipanti, gli sponsor o altri soggetti interessati
Creazione e gestione del sito web dell’evento
Pianificazione e gestione di campagne di marketing web 2.0

Gestione del budget

Redazione e la gestione del bilancio congresso, implementazione e controllo, monitoraggio andamento dei costi e delle entrate, bilancio consuntivo.

Gestione finanziaria

Gestione dei conti bancari e del flusso di cassa
Adempimenti amministrativi, contabilità, adempimenti IVA e fiscali
Fatturazione. Emissione e ricezione fatture (iscrizioni, sponsor, fornitori)
Gestione pagamenti fornitori

Gestione sponsorizzazioni

Ricerca potenziali Sponsors e Patrocinatori
Individuazione e sviluppo delle opportunità di sponsorizzazione e delle linee guida
Contrattualistica e definizione degli accordi commerciali ed amministrativi
Vendita e commercializzazione delle opportunità di sponsorizzazione a potenziali sponsor
Gestione e coordinamento servizi per gli sponsor
Fatturazione

Gestione spazi espositivi

Individuazione e selezione degli spazi espositivi
Realizzazione delle linee guida e manuali degli Espositori
Preparazione di layout ed exhibition prospectus
Vendita e assegnazione di spazi espositivi
Coordinamento di servizi per gli stand
Coordinamento fasi di allestimento e disallestimento degli spazi
Contrattualistica e fatturazione

Gestione procedure di registrazione

Progettazione e gestione del sito di registrazione online dedicato
Registrazione online con sistemi di pagamento sicuro
Gestione finanziaria delle quote di registrazione
Segreteria, accreditamento, accoglienza, reception desk e registrazione in sede dell’evento

Gestione logistica, fornitori e personale

Organizzazione, gestione e coordinamento di tutti gli aspetti logistici
Selezione, negoziazione, contrattualistica e coordinamento fornitori e personale esterno (Catering, ristorazione, hostess, interpreti, servizi tecnici audiovisivi, servizi informatici, allestimenti sede, addobbi, guide turistiche, etc.)
Gestione e coordinamento operativo in sede dell'evento

Coordinamento grafica e stampa dei materiali

Ideazione e creazione immagine coordinata dell’evento
Progettazione e produzione di tutti gli stampati, le documentazioni e i materiali per il Congresso (programmi, inviti, materiale informativo, badge, segnaletica, cartellonistica, borse, ecc..)

Selezione e gestione sede congressuale

Scelta della sede, negoziazione dei contratti, gestione degli aspetti logistici e operativi

Gestione Relatori

Gestione dei contatti e coordinamento di Relatori, Moderatori, discussion leaders, VIP e Ospiti
Gestione esigenze logistiche (viaggi, ospitalità etc.), contrattualistica ed eventuali compensi
Servizi di accoglienza, accreditamento e assistenza in sede dell’evento

Programmi Sociali, Tour ed eventi collaterali

Elaborazione delle proposte e gestione delle varie attività collaterali (Programmi sociali per partecipanti, accompagnatori e ospiti, tour pre e post congressuali, escursioni, eventi speciali, inaugurazioni, cerimonie di apertura e chiusura dell’evento, cene di gala, cocktails, spettacoli, programmi di intrattenimento, etc..)

Gestione prenotazioni alberghiere

Scelta, negoziazione, prenotazione e gestione allottment alberghieri
Definizione dei contratti e degli aspetti amministrativi
Gestione prenotazioni alberghiere online e assegnazione individuale delle camere ai partecipanti e / o gruppi con software dedicato

Gestione viaggi e trasporti

Gestione viaggi e ospitalità partecipanti, Relatori, VIP e ospiti
Gestione e coordinamento dei trasporti per l’evento (servizi transfer, servizi navetta, vettori locali, trasporto aereo, ferroviario e su strada)
Gestione pagamenti, fatturazioni, ecc..

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Tel. ++39 0521 290191 • Fax ++39 0521 291314 - Cod.Fisc / P.IVA 00419830344 - Email: info@mvcongressi.it
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